Внутрішні комунікації: 5 способів покращити інформаційний потік в компанії

Ефективна комунікація є фундаментальною основою будь-якого бізнесу, що сприяє кращій залученості працівників, вищому рівню задоволеності та загальному благополуччю на робочому місці. Прозора та відкрита комунікація дозволяє працівникам залишатися добре поінформованими та пов'язаними не лише з місією та цілями організації, але й сприяє формуванню позитивної робочої культури, підвищенню продуктивності та зменшенню професійного вигорання. 

Комунікація – це не лише про обмін інформацією. Вона відіграє ключову роль у побудові довіри, сприяє командній роботі та формує почуття приналежності до колективу. 

Коли працівники відчувають, що їх чують і розуміють, їхня задоволеність роботою зростає, а покращення психологічного стану майже завжди сприяє підвищенню продуктивності. 

Про важливість ефективної комунікації між членами команди промовисто свідчать статистичні дані: згідно зі звітом Gallup, у 2023 році втрата продуктивності у світі через брак комунікацій між працівниками коштувала майже $ 9 трлн.

Якість комунікації на робочому місці є одним з показників здоров'я організації. Комунікація не завжди буває легкою. Донести правильне повідомлення до потрібних людей у потрібному місці, в потрібний час і з правильним посилом – часом, завдання не з простих. У цій статті зупинимося на основних перешкодах, які виникають в процесі налагодження внутрішніх комунікацій, а також на тому, як вдосконалити відповідні стратегії.

Поширені проблеми внутрішньої комунікації

Незважаючи на надзвичайну важливість внутрішніх комунікацій, організації часто стикаються з однією або кількома перешкодами, які можуть знизити їхню ефективність. Серед найпоширеніших:

Перевантаження інформацією

Ця проблема виникає, коли працівники отримують занадто багато інформації –  часто безсистемної та неструктурованої. Перевантаження може призвести до втрати важливих деталей та низки інших негативних наслідків, які впливають на продуктивність та ефективність роботи колективу.

Бар'єри в спілкуванні

Брак відкритості й довіри може ускладнити вільний обмін інформацією. Якщо працівники відчувають страх або несприйняття, вони можуть утримувати важливу інформацію або уникати висловлення своїх думок. Окрім того, різні цінності, переконання та стилі спілкування можуть стати перешкодою для ефективного обміну інформацією між працівниками.

Неконсистентність інформації

 Відсутність єдиної системи управління інформацією може призвести до розбіжностей у даних, що спричиняє плутанину та помилки у роботі.

Відсутність зворотного зв'язку

Ця проблема виникає, коли працівники не мають можливості, або не відчувають важливість надання відгуку на певну інформацію. Відсутність зворотного зв'язку може призводити до непорозумінь, погіршення робочого середовища та втрати важливої інформації.

Найчастіше вище перелічені перешкоди провокують зниження рівня співпраці та погіршення загальної моральної атмосфери на робочому місці. Важливо визнати та виправити будь-які недоліки, щоб забезпечити ефективний потік комунікації у середовищі, яке ви прагнете створити.

5 стратегій для покращення комунікації в компанії

Поліпшення внутрішніх комунікацій вимагає стратегічного підходу та уваги до деталей. Ось п'ять перевірених стратегій, які можуть допомогти компанії налагодити ефективний обмін інформацією.

1. Створіть узгоджений план внутрішніх комунікацій та оптимізуйте канали

Слабкою стороною деяких організацій є непослідовний підхід до внутрішніх комунікацій, тож почніть з аналізу існуючих каналів комунікації та визначте, які з них ефективні, а які потребують оновлення або заміни. Для початку запитайте себе, скільки каналів використовує ваша організація.

У наш час обмежуватися лише електронною поштою просто неефективно. Використання різних каналів комунікації, таких як миттєві повідомлення в чатах, відеоконференції  та інструменти управління проектами, як показує практика, допомагають компаніям задовольнити різні  потреби.

Вибір з безлічі методів, які найкраще працюють для співробітників, сприяє швидшому обміну інформацією та тіснішій співпраці між різними командами, відділами чи локаціями. Наприклад, використання відеоконференцій для командних зустрічей дозволяє взаємодіяти віч-на-віч для налагодження контакту, в той час як платформи обміну миттєвими повідомленнями забезпечують швидке неформальне спілкування для більш важливих питань, що потребують часу.

Створіть контент-план для внутрішніх каналів комунікації, який може включати новини галузі, огляди кейсів та новинок, інтерв'ю з експертами, тощо. 

2. Діліться апдейтами

Регулярний обмін оновленнями, які відбуваються в компанії, галузевими новинами, етапами проектів та святкуванням індивідуальних або командних досягнень, є життєво важливим для інформування співробітників та підвищення їхньої залученості. 

По-перше, цей метод гарантує, що співробітники будуть в курсі важливих подій в компанії, включаючи нові ініціативи, зміни в стратегії або ринкові тенденції. По-друге, обмін позитивними новинами та визнання досягнень не лише підвищує моральний дух і мотивацію, але й зміцнює спільне відчуття мети, прогресу та особистої гордості за досягнення організації.

3. Створіть політику відкритих дверей

Створення політики відкритих дверей важливе для підтримки ефективної внутрішньої комунікації та створення позитивного робочого середовища. 

Підтримувати відкритий діалог та зміцнити довіру всередині колективу допоможуть регулярні зустрічі з керівництвом, де можна обговорювати проекти, задачі та загальну ситуацію в компанії. Коли лідери спілкуються відкрито, чесно і з повагою, вони надихають співробітників робити те ж саме. Ви повинні заохочувати та підтримувати регулярне спілкування, однак, як свідчать дані опитування, 65% працівників зазвичай вважають занадто часті зустрічі відволікаючим фактором. Тому не перестарайтеся.

Активно заохочувати та цінувати двосторонню комунікацію – ваш головний пріоритет у створенні культури довгострокового залучення членів команди. Тож співробітників завжди слід заохочувати до надання відгуків, пропозицій та ідей, а їхній внесок має бути по-справжньому оцінений, або, принаймні, обговорений.

4. Заохочуйте регулярні розмови

Життєво важливим аспектом будь-яких стосунків є участь у звичайних, повсякденних неробочих розмовах. Якщо ваші співробітники відчувають бажання вести невимушені дискусії упродовж робочого дня, ви повинні дозволити їм це робити, але, звісно ж, в межах розумного.

Найбільша причина заохочувати неформальне спілкування полягає в тому, що саме в ньому можуть з'явитися найживіші та найцікавіші ідеї. 

5. Спрощуйте

На роботі люди зайняті. Тож не змушуйте їх докладати надмірних зусиль, щоб зрозуміти, що ви намагаєтесь до них донести. 

Знайдіть декілька простих слів, щоб висловити свою думку, а також подумайте про використання простого візуального образу, щоб зробити вашу думку зрозумілою і такою, що запам'ятовується.

Зміцнення внутрішніх комунікацій не лише піднімає якість внутрішньої взаємодії, але і вносить значний внесок у зростання командної ефективності та підвищення рівня задоволеності працівників. Завдяки цим стратегіям, компанії можуть будувати динамічні та успішні команди, готові до викликів сучасного бізнес-середовища.

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція HURMA System може не поділяти думку авторів